+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Общие правила оформления служебных документов язык

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Составление и оформление служебных документов

Качество делового текста складывается из четырех, составляющих: мысли, внятности, грамотности, и корректности. Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. За всяким документом стоят люди, он опосредовано выражает отношения между ними, поэтому не случайно в сфере деловых отношений существуют свои, достаточно строгие требования к составлению служебных документов и ведению деловой переписки, которые входят в деловой этикет.

От правильно составленного приказа, корректно написанного письма во многом зависят хорошие отношения в коллективе, с деловыми партнерами и в конечном счете успех дела. Слово, употребленное не к месту, может погубить торговлю, разрушить доверие служащего к вам.

Общие принципы делового общения посредством документации практически едины во всем мире. Как образно выразился один из ведущих специалистов в области отечественного делопроизводства П. Текст служебного документа не спутаешь ни с каким другим текстом. Это говорит о том, что за годы существования служебной документации у нее выработался свой стиль, подчиняющийся определенным правилам, которые составной частью входят в деловой этикет.

Этим же обусловливается и необходимость лаконизма, точность формулировок, однозначность смыслового содержания служебных документов. Язык деловых писем должен быть максимально приближен к разговорному.

Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценках ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, то он должен быть написан в доброжелательном тоне с убедительными объяснениями, чтобы оставалась возможность продолжения деловых отношений. Поэтому не следует начинать письмо с отказа, прежде необходимо объяснить, чем он вызван.

Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа может быть расценен как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т. Еще Ф. Бэкон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять красивые слова и располагать их в правильном порядке. Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывает резкость, неуважение к адресату.

Однако не следует впадать в другую крайность - соревноваться в чрезмерной вежливости. Как отмечают специалисты, современной отечественной деловой документации скорее присуща сухость, чем увлечение чрезмерной вежливостью. Западный стиль в этом отношении несколько мягче. Так, Р. Такими словами он считает: изумительный, вдохновляющий, поразительный, чарующий, испепеляющий, горячий, оглушающий, незабываемый, приковывающий внимание, впечатляющий, пленительный, ошеломляющий, дразнящий, трепещущий и т.

Едва ли возможен полный список рекомендуемых выражений. Как богат язык, так богаты и формы выражения вежливости, несмотря на сухость, официальность и жесткие стилистические рамки деловых документов. Пренебрежение здесь проявляется в том, что авторы письма не допускают возможности, что документ может быть и не утвержден. Он заключается в необходимости соблюдения должностного уровня при подписании документов. В частности, ответ на письмо, подписанное директором, должен быть подписан также директором, а не его заместителем.

Но ответ на письмо, подписанное заместителем директора, может быть подписан директором. Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.

В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместным или неоправданным употреблением иностранных слов, ненужными или непонятными адресату сокращениями и т. Нужно помнить, что существуют официально установленные требования к оформлению документов.

Деловое письмо зарубежному партнеру должно быть составлено, как правило, на языке адресата либо при затруднении на одном из наиболее распространенных в стране адресата иностранных языков. Направляя письмо алжирскому коллеге и не найдя специалистов по арабскому языку, лучше написать его на французском, тогда как в Египте вам будут благодарны за письмо на английском языке.

Изложив свое послание на русском языке, вы рискуете в лучшем случае получить ответ с задержкой и создать затруднения для своего партнера. В худшем случае содержание письма окажется искаженным и как результат не достигнет поставленной цели. Вполне допустимо написание двух текстов письма - на русском и иностранном языках.

Адрес на конверте пишется на языке страны-получателя или на английском языке. Следует учесть и такую особенность: в зарубежной почтовой корреспонденции принято вначале писать должность и фамилию адресата, затем название фирмы, улицу, дом, город и только в конце страну. Конечно, в каждой организации складываются какие-то свои традиции в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был четким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.

Закон письма. Все служебные документы можно разделить на инструктивно-распорядительные инструкции, решения, приказы, распоряжения , справочные сводки, акты, протоколы, ведомости , оперативные служебные письма, записки, телефонограммы и т.

Среди распорядительных документов самый распространенный - приказ. Приказ должен быть точным, ясным и соответствовать закону. Большое место среди служебных документов занимают деловые письма, которые составляются по самым различным поводам. Толково, грамотно составленное письмо служит одним из действенных средств достижения делового успеха. Каково назначение деловых писем? Они выполняют две функции: обеспечивают связь между деловыми партнерами и сохраняют информацию об этой связи.

Текст письма разбивается на абзацы, в каждом из которых должен затрагиваться лишь один аспект данного вопроса;. Следует учитывать, что восприятие письма во многом зависит не только от содержания, но и от конверта, бланка фирмы. Деловые письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандартам, имеющих установленный набор обязательных элементов реквизитов , расположенных в определенном порядке. Для официального письма рекомендуется следующий состав обязательных реквизитов: наименование ведомства, которому принадлежит организация полное или сокращенное ; наименование организации фирмы, предприятия, учреждения , которое дается в полной и сокращенной форме; почтовый и телеграфный адрес; номер телефона и телефакса; расчетный счет в банке; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; имя наименование адресата; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.

Деловое письмо - это единственный официальный документ, на котором не ставится его название. Не допускается произвольно сокращать наименования организаций, хотя официальное сокращение не только разрешается, но и необходимо, например, как реквизит делового письма.

Дата письма его подписания , проставляемая в левом верхнем углу, является поисковым признаком и употребляется при ссылке на письмо. Ссылка на письмо, на которое дается ответ, включает в себя его индекс и дату и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит бывает только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы с корреспонденцией и деловой вежливости.

Наименование и адрес получателя письма адресат проставляется на верхней правой стороне бланка письма немного ниже строки с датой и исходящим номером. Здесь указывается наименование организации, его структурной части фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо.

При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому адресовано письмо, следует писать так, как они даны в исходящей из этой организации корреспонденции или в справочнике. Если письмо направляется частному лицу, то сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя в дательном падеже.

Если письмо адресуется нескольким лицам, то каждая фамилия записывается на отдельной строке. Если получатель письма имеет ученое или какое-либо иное звание, то его следует указывать перед фамилией. Например: Кандидату юридических наук, доценту Петрову В. Специалист в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения побуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя письма действовать.

По мелким штрихам письма, выбору слов, стилистических оборотов и просто по оформлению можно судить об авторе этого письма. Употребление стандартизированных словесных оборотов позволяет не только исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости, так как устраняет излишнее напряжение адресата при чтении письма, а также двусмысленности, неточности формулировок.

Формализованность языка делового письма помогает и его автору или исполнителю, сокращая время и усилия на составление документа.

Можно сказать, что язык официальной переписки - это набор форм, в которые каждый раз закладывается новое содержание. Как написано в одном из французских пособий, деловые письма предназначены не для того чтобы вызывать восхищение читателя, а для того, чтобы его убедить и победить. Заканчивается письмо подписью, в состав которой входит наименование должности лица, подписавшего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Название учреждения не указывается, чтобы не повторять то, что уже указано в бланке.

В подписи инициалы ставятся перед фамилией. Например: Директор АО подпись И. Две подписи ставятся в тех случаях, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи или когда речь идет о вопросах, требующих подтверждения их правильности специалистом. Например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемых в финансово-банковские учреждения, ставится подпись главного бухгалтера.

В таких случаях подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: директор фирмы подпись А. Иногда возникает необходимость в подписании письма несколькими должностными лицами, занимающими одинаковые должности. Тогда подписи располагают на одном уровне. В зависимости от назначения выделяют несколько видов деловых писем, каждый из которых имеет свои особенности и должен отвечать предъявляемым к нему требованиям. Так, письма-просьбы по форме напоминают заявление, с которым каждый из нас неоднократно обращался в различные учреждения.

Они могут писаться от первого лица единственного числа "Прошу В таких письмах, поскольку они связаны с заинтересованностью авторов письма в исполнении просьбы, требуются особая деловая вежливость и деликатность. Отправленное в фирменном конверте с красиво отпечатанным адресом письмо создает у акционера ощущение своей значимости, уважительного отношения со стороны руководства Фонда к рядовому акционеру, что, в свою очередь, повышает его доверие к этой фирме.

Сопроводительные письма необходимы тогда, когда содержат какие-то дополнительные разъяснения к прилагаемым к ним документам. Если такое письмо пишется только для того, чтобы проставить на нем адрес, дату и индекс, то оно увеличивает поток бумаг, поскольку эти реквизиты могут быть проставлены в самом документе.

Но сопроводительное письмо нельзя недооценивать: подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, оно является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины служебной переписки и за сохранностью отправленных документов.

Для подтверждения полученных документов и материалов, а иногда и телефонного разговора иногда пишутся письма-подтверждения. Желательно в начале такого письма вкратце изложить содержание того письма, на которое ссылаются, чтобы адресату было ясно, о чем идет речь. Они могут заканчиваться просьбой, предложениями, замечаниями или указаниями.

Язык и стиль служебных документов

Активировать демодоступ. Какие особенности языка и стиля служебных документов нужно учитывать при составлении официальных бумаг? Как написать грамотный текст в соответствии с общепринятыми языковыми нормами? Что нужно знать секретарю о деловом стиле речи?

Качество делового текста складывается из четырех, составляющих: мысли, внятности, грамотности, и корректности. Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. За всяким документом стоят люди, он опосредовано выражает отношения между ними, поэтому не случайно в сфере деловых отношений существуют свои, достаточно строгие требования к составлению служебных документов и ведению деловой переписки, которые входят в деловой этикет.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Виза проставляется на экземплярах документов, остающихся в Фонде, ниже подписи на левой стороне последнего листа документа. Литературный язык имеет много стилей, художественно беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т. Штампы обеспечивают и необходимый лаконизм, точность формулировок, однозначность смыслового содержания служебных документов. Представлены сведения из области орфографии, без знания которых невозможно грамотно составить документ.

Общие правила оформления служебных документов язык

Текст служебного документа не спутаешь ни с каким другим текстом. Это говорит о том, что за годы существования служебной документации у неё выработался свой стиль, подчиняющийся определённым правилам, которые составной частью входят в деловой этикет. Этим же обуславливается и необходимость лаконизма, точность формулировок, однозначность смыслового содержания служебных документов. Западные специалисты по делопроизводству полагают, что при составлении деловых писем следует избегать штампов. Язык деловых писем должен быть максимально приближен к разговорному. Сравните, как одно и то же содержание мое быть выражено в форме делового письма, которая принята у нас, и в форме, рекомендуемой западными специалистами:. Наш совет рассмотрел Ваш вопрос и принял решение о продлении сроков погашения кредита с соответствующим увеличением процентов. Рады Вам сообщить, что срок погашения Вашего кредита продлён. На следующей неделе Вам будет высланы соответствующие документы с новой датой уплаты и указанием процентов. Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными.

Особенности языка служебных документов

Для составления служебных документов используется бумага форматов А4 х и А5 х Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается. Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготовляются согласно требованиям нормативной документации. Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. Виды и краткая характеристика стилей современного русского языка.

.

Стиль и оформление служебных документов

.

.

Составление служебных документов и ведение деловой переписки

.

требований языка служебных документов как минимум может привести к . определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том которых, достаточно широк, однако выделим общие и.

.

Общие нормы и правила оформления документов

.

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. enetocal

    Спасибо. ты лучший.